Les achats socialement responsables : comment communiquer avec les acheteurs…

Comment organiser et optimiser les échanges entre acheteur et structures ? 
De nouveaux outils sont développés pour fluidifier cette communication indispensable ainsi que le travail de mise en relation des réseaux. L’ASR Club du GRAFIE est à la manœuvre pour accompagner ses temps d’échanges.

Le plus classique reste le rendez-vous avec l’acheteur pour une entrevue en face-à-face dans le cadre d’un sourcing. Les échanges par téléphone se développent également. Soit l’acheteur prend directement contact avec vous, soit vous le sollicitez dans le cadre de votre démarche commerciale.
Certaines plateformes de marchés ou sites propres aux établissements publics permettent une inscription, afin de vous identifier selon votre secteur d’activité. Vous entrez alors dans une base de données que l’acheteur peut consulter selon les marchés qu’il aura à passer. Ces plateformes proposent également des bourses à la co-traitance vous facilitant ainsi la recherche d’un partenaire pour la réponse aux marchés.

Les acheteurs développent également l’utilisation d’outils pour faciliter les études de marché ou la recherche de nouveaux fournisseurs :

La demande d’information (DI) consiste en une publicité. Vous pouvez télécharger un dossier de quelques pages vous présentant le projet de l’acheteur. Ce projet n’est généralement pas abouti et va se nourrir des informations reçues à l’issue de cette publicité. L’acheteur peut demander une offre technique au regard du besoin exprimé, une solution innovante, un chiffrage…  Votre réponse n’est qu’une source d’information pour l’acheteur. 
La DI ne donne pas toujours lieu au lancement d’un marché. Votre réponse ne vous permet pas d’être automatiquement sélectionné pour répondre au futur marché. Cette demande d’information sert donc à l’acheteur à collecter toutes les informations nécessaires à la rédaction de son marché, à l’établissement des prévisions budgétaires et du planning de réalisation de la prestation. Il est important de bien estimer le travail nécessaire à une réponse pertinente qui peux être chronophage.

La réunion d’information est lancée également sous forme de publicité et consiste en une invitation auprès des structures pour échanger sur un sujet donné : soit sur un marché réservé, soit sur la programmation à venir. Ces réunions permettent à l’acheteur d’avoir un discours identique, de faire passer le même message auprès des SIAE. Une fois la présentation finie, une phase de discussion et d’échanges se crée entre l’acheteur et les structures. Ces réunions ont pour but de développer les potentiels répondants au marché et ainsi augmenter le nombre d’offres reçues pour chacune des consultations lancées.
De plus en plus d’établissements publics présentent, une fois par an, lors de ces réunions d’informations, l’ensemble des marchés qu’ils vont passer l’année suivante.

Des « conventions d’affaires » sont maintenant organisées par les établissements publics directement ou par le biais des réseaux comme l’OpenMap organisé par la MACS.  L’idée est de faire se rencontrer les acheteurs et les structures de l’IAE et du secteur du Handicap. Ces échanges rapides permettent d’avoir un premier contact avec l’acheteur, de lui présenter votre savoir-faire. L’acheteur est ensuite amené à reprendre contact avec les structures qu’il a jugé les plus intéressantes au regard de ses besoins pour des rendez-vous plus poussés.

Les échanges doivent respecter certaines règles de la part des acheteurs et des fournisseurs
L’acheteur doit réaliser ces échanges très en amont de la procédure, et donc bien avant le lancement de la consultation. Il doit respecter les grands principes de la commande publique et être garant de l’égalité de traitement entre les candidats. Il ne peut communiquer d’information quant à la future consultation. De même, il ne peut communiquer sur les procédés de fabrication des concurrents.
Des chartes de déontologie sont aujourd’hui signées par les acheteurs et les fournisseurs dans de nombreux établissements publics pour mieux encadrer les comportements et organiser les contacts.
Les pratiques concernant le sourcing (les études et échanges préalable avec les opérateurs économiques) ont aujourd’hui beaucoup évolué. Vous devez être en alerte pour répondre aux demandes d’information ou participer à des réunions d’information. Vous pouvez envisager les échanges avec l’acheteur de manière dématérialisée. L’acheteur a maintenant de nombreux supports pour l’aider dans sa recherche de fournisseurs ou de solutions innovantes. Votre démarche commerciale est à adapter à ces évolutions.